Pareto-analyse

De naam komt van Vilfredo Pareto, die rond 1900 opmerkte dat een klein deel van de bevolking het grootste deel van het land bezat. Joseph Juran maakte er een werkwijze van voor de kwaliteitszorg en noemde het de vital few tegenover de trivial many.

De verhouding 80/20 is een waarneming, geen wet. Soms is het 70/30 en soms 95/5. Soms ligt de last gelijkmatig verdeeld en is er helemaal geen duidelijke Pareto-verdeling. Dat laatste is ook een uitkomst: het betekent dat je op deze manier niet kunt prioriteren en dus iets anders moet doen.

Wanneer wel en wanneer niet

Wat je nodig hebt

• Gegevens over een periode. Lang genoeg om toeval uit te middelen, kort genoeg om nog actueel te zijn. Een kwartaal is vaak een goed begin.
• Categorieën die elkaar uitsluiten. Elk voorval hoort in precies een categorie, anders telt hetzelfde probleem dubbel.
• Een maat die de schade weergeeft. Aantallen zijn het makkelijkst en het minst bruikbaar; zie hieronder.

Het stappenplan

1. Kies wat je meet

   Aantallen, kosten of verloren tijd. Dit is de belangrijkste beslissing in de hele analyse en hij wordt meestal per ongeluk genomen, namelijk door te tellen wat het makkelijkst te tellen is.

2. Bepaal je categorieën

   Vijf tot vijftien. Minder en er valt niets te kiezen; meer en de staart wordt zo lang dat het diagram niets meer zegt.

3. Tel

   Over een vaste periode, met een vaste definitie. Noteer welke periode het is, want over een half jaar wil iemand weten of het beter of slechter is geworden.

4. Sorteer aflopend en tel cumulatief op

   De cumulatieve lijn laat zien waar de tachtig procent ligt. De categorieën tot en met die grens zijn je vitale weinigen.

5. Controleer of het een pareto is

   Ligt de last gelijkmatig verdeeld, dan is er geen kleine groep om aan te pakken. Bekijk dan of je de categorieën anders kunt indelen; lukt dat niet, dan is prioriteren op deze manier hier niet aan de orde.

6. Versmal je probleemstelling en begin opnieuw

   De uitkomst is geen oorzaak maar een probleemgebied. Herformuleer je probleem tot die ene categorie en doe daar je grondoorzaakanalyse op.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een servicedesk telt de meldingen van een kwartaal en wil weten waar de verbetering moet beginnen.

Op aantallen is de winnaar overduidelijk: wachtwoorden, met bijna de helft van alle meldingen. Op verloren uren staat wachtwoorden op de laatste plaats en is trage laptops veruit de grootste post, met bijna een derde van de tijd.

Dezelfde gegevens, twee verschillende antwoorden en allebei verdedigbaar. Wil je de werkdruk op de servicedesk omlaag, dan pak je wachtwoorden aan. Wil je de verloren tijd van de organisatie omlaag, dan pak je laptops aan. Wat je niet moet doen is de eerste grafiek maken en vervolgens de tweede vraag beantwoorden.

Let ook op de categorie “overig”. Die staat hier met 145 meldingen op de derde plaats en dat is een teken dat de indeling niet af is: er zit iets in dat een eigen categorie verdient.

Veelgemaakte fouten

• Tellen wat makkelijk te tellen is. Aantallen staan in elk systeem, impact moet je uitzoeken. Precies daarom wordt er op aantallen geprioriteerd en aan de verkeerde dingen gewerkt.
• Een categorie “overig” die hoog eindigt. Dat is geen bevinding maar een teken dat je indeling niet klaar is. Splits hem.
• Categorieën die overlappen. Als een voorval in twee bakjes past, telt hetzelfde probleem dubbel of verdwijnt het half.
• De grafiek maken en niets versmallen. De uitkomst hoort je probleemstelling te veranderen. Gebeurt dat niet, dan was het een plaatje.
• De uitkomst voor een oorzaak aanzien. “Trage laptops” is geen grondoorzaak, het is de plek waar je er een gaat zoeken.

Combineren met de andere methoden

• Is / Is-niet en Ishikawa komen hierna, op de gekozen categorie. De Pareto vertelt je waar je moet kijken, niet wat je zult vinden.
• 5x Waarom komt als laatste, wanneer je een concrete oorzaak hebt om op door te vragen.
• Herhaal de Pareto na een half jaar met dezelfde categorieën. Het verschil tussen de twee diagrammen laat zien of je maatregel gewerkt heeft.

Veelgestelde vragen

Moet het echt 80/20 zijn?

Nee. Tachtig procent is een gebruikelijke plek om de streep te zetten, meer niet. Op het werkblad kun je hem verzetten.

Wat als de verdeling vlak is?

Dan is er geen kleine groep die het meeste veroorzaakt en helpt prioriteren op deze manier niet. Controleer eerst je categorieën: een vlakke verdeling komt vaak doordat de indeling te fijn of te grof is.

Hoeveel categorieën moet ik maken?

Vijf tot vijftien. Onder de vier valt er niets te kiezen; boven de twintig krijg je een lange staart van eenlingen die de grafiek onleesbaar maakt.

Waarom kan ik de uitkomst niet doorschuiven naar 5x Waarom?

Omdat een paretocategorie een probleemgebied is en geen oorzaak. Hem als eerste waarom neerzetten zou de analyse laten beginnen met iets dat helemaal geen antwoord op een waarom-vraag is. De juiste volgende stap is je probleemstelling versmallen tot die categorie en dan opnieuw beginnen.

Kan ik twee periodes vergelijken?

Doe ze als twee losse analyses met dezelfde categorieën en leg de diagrammen naast elkaar. Twee periodes in een grafiek stoppen maakt hem lastiger te lezen dan hij hoeft te zijn.